등록 제도 절차

경영,특히 내부경영을 원활히 운영해 나가는 데에는 체계적인 관리가 필요한 것으로 조직의 편성,직무,권한,관리목표,업무절차, 통제방법 등을 명시하는 사내표준을 정하고,이를 준수하는 것이 무엇보다도 중요하다

(1) 사내표준화의 필요성

사내표준화를 정의하면 「경영목적을 달성하기 위하여 필요한 표준을 합리적으로 설정하고 활용하는 조직적 행위」 라고 말할 수 있다.
이와 같은 사내표준화는 그 필요성에 대해서 다음과 같이 요약해 볼 수 있다.

① 생산기업의 목표인 보증이 되는 상품을 싼 가격으로 계획한 시기에,희망하는 시장에 정확히 공급하기 위해 필요하다.

② WTO 체제 출범, UR 타결 등으로 시장개방,즉 무한경쟁하에서는 균질의 품질을 달성시키고, 도태되지 않는 기업유지를 위해 필요하다.

② WTO 체제 출범, UR 타결 등으로 시장개방,즉 무한경쟁하에서는 균질의 품질을 달성시키고, 도태되지 않는 기업유지를 위해 필요하다.

② WTO 체제 출범, UR 타결 등으로 시장개방,즉 무한경쟁하에서는 균질의 품질을 달성시키고, 도태되지 않는 기업유지를 위해 필요하다.

③품질경영 각 조직인 기획, 설계, 구매, 자재, 생산, 검사, 판매, 서비스 등 전 조직의 업무 및 활동이 체계적으로 이루어 지도록 하기 위해서는 업무의 표준화가 필요하다.

④ 단체, 관공서, 국가, 국제 규격 등과 정합성있는 업무유지로 궁극적으로 국제적 경제에 이바지 할 수 있다.

(2) 사내표준화의 역할

오늘날 대다수의 국가와 산업계에서 표준화운동이 전개되고 있는 것은 표준화가 서비스표준화가
서비스제공과 고객만족 측면에서 다 같이 필요하기 때문이다.
이와 같은 표준화의 역할은 표준이 갖고 있는 고유의 특성 때문에 중요한데.
특히 표준의 기준성은 관리기준이나 업무활동기준 등으로 중요한 역할을 하며,
서비스의 균일성은 안정되고 균일한 서비스를 확보하고, 그 결과 서비스의 전문화를 촉진시키는 역할을 한다.
사내표준화의 기대되는 중요한 역할이나 기능들을 열거하면 다음과 같다.

① 경영방침의 구체화 → 표준화는 간략하게 기술된 경영방침을 구체적으로 실행하게 하는 역할을 한다.

② 책임과 권한의 명확화 → 표준화는 직무내용이나 책임 ˙권한관계를 명확하게 하는 역할을 한다.
조직이 유기적으로 원활히 움직이기 위해서는 조직구성원의직무내용,책임 및 권한이 명확하게 이루어져야만 한다.
그렇지 않으면 업무상의 혼란, 마찰(불화), 오해, 오류,편중 등을 일으키기 쉬워 업무지연의 원인이 될뿐더러, 기업경영을 그르치게 된다.

③ 관리의 기준 제공 → 표준은 그의 기준성으로 인해서 경영활동의 목표치와 같은 관리기준이 되며,
통계적인수법을 활용할 수 있는 바탕이 된다.

④ 기술의 보존이 가능 → 표준은 그의 기준성으로 인해서 경영활동의 목표치와 같은 관리기준이 되며,
통계적인 수법을 활용할 수 있는 바탕이 된다.

⑤ 업무의 능률화 효율화 → 사내표준은 고객서비스향상에서의 뿐만 아니라,
사무적인 업무 면에서도 필요한것으로 일의 능률을 올리기 위해서는 일에 수반되는 순서, 절차, 방법 등을 표준화해야 한다.

(3)사내표준화의 절차(추진순서)

회사에 사내표준화를 도입하여 추진할 때의 실시순서에는 여러 가지 방법이 있으나 진행요건을 정리하면 다음과 같다.

①경영방침으로서 명시한다.

경영의 합리화를 위해서 사내표준화는 필수적인 요건이기 때문에 사내의 모든 사람들이 협력하여 이것을 추진한다는 회사의 방침을 명시한다.
그리고 경영자가 솔선하여 사내표준화를 이해하고, 열의를 갖고 전 종업원이 여기에 참여하도록 해야 한다.

②조직을 만들고 사람을 양성한다.

사내표준화가 효과적이고 영속적으로 추진될 수 있도록 조직을 만들고, 이것을 잘 추진해나갈 사람을 양성해야 한다.
그리고 표준화의 업무를 회사의 어느부분에 부담시키는가를 명확히 정해야 한다. 일반적으로 다음의 부문으로
구분하여 각각 업무를 분담시켜 효과적으로 운영하고 있는 예가 많다.

㉮ 표준화위원회 → 이 위원회의 임무로서는, ⓐ표준화 계획의 검토, ⓑ규격원안 작성자의 선정, ⓒ규격(안)의 심의 ˙ 조정, ⓓ표준화의 감사, ⓔ표준화의 조정 등이 있고 표준화위원회 대신에 품질 관리위원회에서 이 일을 담당하는 경우도 있다

㉯표준화 담당부문 → 표준화의 추진담당부문으로서 또는 표준화위원회의 사무국으로서 이 부문을 꼭 설치할 필요가 있다고 생각된다. 이 부문의 임무로서는, ⓐ표준화 방침의 입안, ⓑ표준화계획의 입안, ⓒ사내규격 관리규정의 입안, ⓓ규격안의 접수, ⓔ표준화위원회의 자료와 의사록작성, ⓕ규격의 원본보관, ⓖ규격의 인쇄 ˙ 배포 및 그것에 따르는 유지 ˙ 관리, ⓗ표준의 이용상황의 확인, ⓘ표준화교육 ⓙ사내표준화 활동의 추진 ˙ 확인 ˙ 조정, ⓚ사외표준화 활동과의 연락 ˙ 협력 등이 있다

㉰표준화 실시 부문 → 표준은 그것이 지켜져야만 효과가 있는 것이기 때문에 표준화 실시부문에 대해서 그 부분에 관계가 있는 규격의 실시에 대해서,
또 원안작성의 협력관계에 대해서 책임과 임무를 명확히 해두면 보다 효과적이다.

③ 사내표준 작성을 계획한다

자기 회사에서는 어느 정도의, 또 어느 범위와 규정이나 규격을 작성할 것인가를 계획한다

④ 사내표준 원안을 작성한다

지금까지 작성된 데이터를 정리하거나 현상을 스케치하든가 하여 충분히 공정 또는 업무를 검토하고 개선하여 표준의 원안을 작성한다.

⑤ 사내표준을 심의하여 결재한다

위원회에서 심의하여, 혹은 회사에 따라서는 품의하여 사내표준결정 책임자가 결재한다.

⑥ 사내표준을 인쇄하여 배포 ˙ 보관한다

제정된 사내표준은 정해진 사내표준서의 양식에 따라서 작성한다. 그리고 등록대장에 등록한 다음에 필요한 부수만큼 복사하여 배포기준에 따라서 배포한다.
규정은 회사의 귀중한 재산이기 때문에 멸실이나 분실하지 않도록 잘 보관하지 않으면 안 된다.

⑦ 사내표준을 철저히 주지시킨다

부 ˙ 과장, 감독자, 스태프(staff)는 스스로 규격의 내용을 알고 솔선하여 이것을 지키는 것이 선결과제이다.

⑧ 사내표준을 실시(활용)한다.

작업자가 표준을 이해하고 이것을 지킴으로써 그 회사의 경영합리화가 가능해 진다.
그리고 작업자에게 표준을 알려주고 이해시켜 주고 지키게 하는 것은 그 라인감독자의 첫째 임무이고 책임이다.
그러므로 감독자는 이것을 충분히 인식하여 규격을 활용하도록 노력하지 않으면 안 된다.

⑨ 사내표준의 실시상황을 확인한다

표준이 잘 지켜지고 있는가, 지켜지기 쉽게 되어 있는가, 옳게 정비되고 보관되어 있는가,
효과가 올라가는가 어떤가를 확인한다.

⑩ 사내표준을 개정한다

확인한 결과 결함이 있으면 시정해 나간다.사내표준의 개정시기로서는 ㉮각 업무기능에 대해 표준화가 필요할 때,
㉯조직 및 업무내용 변경시, ㉰신제품개발, 신기술개발, 새로운 업무개시시, ㉱관계법령, 규격(국제, 국가, 단체)변경시,
㉲분임조 및 제안결과 표준화반영시 등의 경우와 같을 때이다.이상의 순서와 내용에 따라서 표준화를 추진해 나가도록 하며,
사내표준화를 추진할 때에는 사전에 어떠한 순서에 의해서 실시할 것인가를 체계화하고,
이 체계에 따라서 실시하고 관리해 나가지 않으면 합리적인 행동의 통일을 기할 수 없게 된다.